1. Datenschutz Kindertagesstätten
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einem Betreuungsvertrag in einer Kindertagesstätte des Studierendenwerks Düsseldorf.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der seit dem 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.
1.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon:0211/81-15777
Internet www.stw-d.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Studierendenwerk Düsseldorf AöR
Universitätsstraße 1 | 40225 Düsseldorf
Telefon: 0211 81-15321
1.2 Welche Daten verarbeiten wir? Welche Quellen nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags benötigen.
Anmeldebogen:
Daten der Kinder:
- Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Konfession, Staatsangehörigkeit, Anschrift, gewünschter Aufnahmetermin, Besonderheiten (z. B. Allergien, besonderer Förderungsbedarf), Geschwisterkinder.
- Bisherige Betreuungssituation (z. B. Besuch einer/keiner Kindertagesstätte), Anmeldung in weiteren Einrichtungen.
Angaben der Sorgeberechtigten:
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Nationalität (freiwillige Angabe), Konfession (freiwillige Angabe), Telefonnummer (mobil, dienstlich oder privat), Status Familienstand, Status: Studierende/r (Sichtnachweis vorzulegen Pflicht), Beruf und Arbeitgeber (freiwillige Angaben), Berufstätigkeit (ganztags oder stundenweise, freiwillige Angabe)
Betreuungsvertrag:
Die Angaben aus dem Aufnahmeantrag werden größtenteils in den Betreuungsvertrag übernommen und um weitere ergänzt:
Angaben der Sorgeberechtigten:
Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummern (mobil, dienstlich oder privat)
Angaben des Kindes:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Familiensprache, Aufnahmetermin, wöchentliche Betreuungszeit, Verpflegung
Anlagen:
Übertragung der Abholberechtigung auf andere Personen, Kontaktdaten für den Notfall,
Foto- und Videoaufnahmen der Kinder für:
Die Bildungsdokumentation gem. KiBiz, die interne Verwendung in der Kita (digitaler Bilderrahmen, Präsentation auf Elternabenden, Aushängen in der Kita), die Veröffentlichung im Internet und den Medien des Studierendenwerks (gesonderte Einverständniserklärung wird vorher eingeholt), die Veröffentlichung in gedruckten Flyern, Druckmaterialien des Studierendenwerks (gesonderte Einverständniserklärung wird vorher eingeholt).
Wir filmen und fotografieren Ihre Kinder zu verschiedenen Anlässen (z. B. Feierlichkeiten und Ausflüge, aber auch Alltags- und Bildungssituationen). Das Fotografieren und Filmen sind wichtige Bestandteile in der Dokumentation unserer Arbeit. Darüber hinaus haben die Fotos und Filmaufnahmen einen großen Erinnerungswert für Sie.
Die Fotos und Filmsequenzen werden genutzt, um Ihnen und den Kindern anschaulich die durchgeführten Projekte und besondere Spiel- oder Lernsituationen darzustellen. Wir möchten Ihnen unsere Arbeit hierdurch transparent machen und die Einrichtungen nach außen präsentieren.
Daten in den Kinderakten:
Betreuungsvertrag (Zweitausfertigung), Kopien vom U-Heft und ggf. dem Impfpass, aktuelle Immatrikulations- bzw. Beschäftigungsnachweise, Einverständniserklärung zur Bildungsdokumentation, weitere Einverständniserklärungen z. B. zur Benutzung von Wundcreme, Sonnenmilch oder Teilnahme an Ausflügen etc., weitere amtliche Unterlagen in Bezug auf das Wohl des Kindes (z. B. besonderer Förderbedarf), Fragebogen für Erstaufnahmen (freiwillige Angabe), Notfallmedikation und Allergien (ärztliche Angaben), Beobachtungsbögen.
Bildungsdokumentation:
Bildungsdokumentation (Fotos, Lerngeschichten oder Diplome, Steckbriefe, BaSiK-Sprachstandsbogen, Zeichnungen des Kindes), diese wird den Eltern bei Verlassen der Kita ausgehändigt.
Wenn in seltenen Fällen Auskünfte bei Dritten eingeholt werden müssen oder an Dritte von uns gegeben werden müssen, geschieht dies nur bei Vorlage einer Einverständniserklärung mit Schweigepflichts-entbindung.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen erhoben, indem Sie uns Ihre Daten mitteilen. Die Vormerkung der Eltern für einen Kita-Platz erfolgt beim zuständigen Jugendamt im Online-Vormerksystem „Kita-Navigator“. Die Verantwortung dafür liegt ausschließlich beim zuständigen Jugendamt.
1.3 Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Zweck der Datenverarbeitung ist das Zustandekommen eines Betreuungsvertrages.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der weiteren Datenschutzgesetze:
- Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) Recht auf jederzeitigen Widerruf.
- Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).
- Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i. V. mit § 12 KiBiz i. V. mit §§ 47 und 98 ff SGB VIII.
- Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO i. V. mit § § 2 StWG NRW, § 12 KiBiz NRW, § 10 KiBiz NRW i. V. mit § 34 Abs. 10a IfSG, § 34 Abs. 5 Satz 2 IfSG, § 22 ff SGB VIII, § 8a SGB VIII, §§ 61 ff SGB VIII, § 13 b und c KibiZ NRW i. V. mit Einverständniserklärung, §14b und § 23 Abs. 4 KiBiz NRW.
- Im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Unsere berechtigten Interessen hierbei sind: Prüfung der Berechtigung, Prüfung der Einhaltung der Vergabekriterien.
Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
1.4 Wer bekommt Ihre Daten?
Die personenbezogenen Daten werden durch das Online-Vormerksystem „Kita-Navigator“ des zuständigen Jugendamtes direkt an uns übermittelt. Die Verantwortung für das Online-Vormerksystem trägt alleine das jeweils zuständige Jugendamt.
Alle Daten werden intern nur von unseren Beschäftigten in den Kindertageseinrichtungen verarbeitet und intern an unseren Träger (für vertragliche Angelegenheiten) sowie an unsere Verwaltung (für die Abrechnung des Verpflegungsgeldes) übermittelt.
Die Fotos der Kinder werden bei Vorliegen des schriftlichen Einverständnisses der Erziehungsberechtigten (laut Betreuungsvertrag) an die Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zwecks Veröffentlichung weitergegeben.
1.5 Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen eines Aufnahmeantrags und des Betreuungsvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Betreuungsvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben eines Aufnahmeantrages nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Betreuungsvertrag zustande kommt.
Soweit in einem Formular Daten erhoben werden, die keine Pflichtangaben sind, werden die „Pflichtfelder“ als solche gekennzeichnet, das Eingeben weiterer Daten ist dann freiwillig.
1.6 Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
1.7 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Der Betreuungsvertrag und die Einverständniserklärungen werden 10 Jahre aufbewahrt.
Alle weiteren Unterlagen des Kindes aus der Kindertageseinrichtung werden nach dem Austritt aus der Kindertagesstätte vernichtet.
Die Vorbereitungen für die Entwicklungsgespräche mit den Eltern werden 1 Jahr aufbewahrt.
Die Bildungsdokumentation wird den Kindern bei Entlassung mitgegeben.
1.8 Werden meine Daten auch zu anderen Zwecken genutzt?
Ist beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den sie im Antragsverfahren erhoben wurden, so wird die betroffene Person vor der Weiterverarbeitung über diesen Zweck informiert.
1.9 Recht auf Auskunft / Berichtigung / Löschung / Einschränkung / Übertragung
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).
1.10 Recht auf Widerruf
Wenn Sie durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgten ist, nicht berührt. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie jedoch, den Widerruf per Post oder E-Mail zu erklären, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerruf der Einwilligung“. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die davon betroffenen personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten und löschen, es sei denn, eine gesetzliche Regelung erlaubt oder verlangt die weitere Verarbeitung (Art. 7 DSGVO).
1.11 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
1.12 Beschwerderecht
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden, oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38 424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
1.13 Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner/innen, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten.
Stand dieser Datenschutzhinweise: September 2018